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【仕事術】情報の共有には紙やホワイトボードの方がいい場合もある

公開日: : マネジメント ,

お久しぶりです。
今抱えている案件がひとまず落ち着いたので、久しぶりに記事でも書きます。
で、今回のタイトルですが、チームで作業を行う場合の情報共有ツールについて書きます。

ホワイトボードで会議するビジネスマン

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さて、仕事をしていると、多人数で情報を共有しないといけない場合ってありませんか?
そんなとき、一番最初に出てくるのがExcelですが、
実は最近、Excelも万能ではないと思い始めてます。

というのも、所詮は電子データであるため、
改変、壊れる、デグレするなど、様々な問題を抱えているからです。
落ち着いてまったりしている場合、Excelはそれこそ最強のツールなのですが、
忙しく、刻一刻と状況が変わっていくような場合において、
Excelは果たしてそれほど使えるかというと、実はそうでもありません。
もちろん、SlackやLinkなどのSNS系ツールや、Redmine等の情報共有ツールも使えますが、
状況次第です。

一過性の忙しさや、一刻を争う状況では、上記のツールはそこまで使えません。
URLをいちいち叩くなどめんどくさいのです。

では、何がいいかというと、実は様々な情報が飛び交う中では、
ホワイトボードや紙に書いて貼った方がいいという場合があります。
特に、ディスカッションやミーティングなどで効果を発揮します。

ホワイトボードはディスカッション等で大活躍しますし、
ミーティングなどではポストイット(巨大なやつ)が使えます。

イーゼルタイプのポストイットであれば、
壁に貼れますし、消えずに残るため、
会議が終わった後のまとめにも使えます。

では、なぜExcelや電子データより紙やホワイトボードの方が使えるのでしょうか。

というのも、ホワイトボードや紙に書いた内容は、
すぐに閲覧できるからです。
また、誰かと議論するときも、指差しながら確認できるため、
電子データを見ながら話すより、共通の認識が持てやすいのです。

また、ポストイットであれば、壁のあらゆるところに貼ることができ、
忘れにくいというメリットもあります。
Excelに記載した内容は、開かなければ覚えられませんが、
壁に貼ってある内容は、少し顔をあげれば目に入るのです。
案件管理や、課題解決の際に特に役立つことでしょう。
丸めて持ち運べるのもポイントが高いです。
最近は丸めることのできるホワイトボードもありますが、
文字がかすれて見えにくくなるため、あまり持ち運びはおすすめしません。

というわけで、
電子データやツールを駆使するだけでなく、
原点に立ち戻り、紙やホワイトボードで情報を共有してみるのもいいかもしれません。
ただし、ポストイットはそれなりに高く、コストがかかりますので、
普段使いはホワイトボードで良いのでしょうが。

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